Kui õpirändaja on välismaal, ei võta ta tavaliselt ettevalmistusega seotud karjäärispetsialisti või teiste isikutega ühendust, mistõttu on ka karjäärispetsialisti roll selles etapis suhteliselt tagasihoidlik.

Teatud kriisisituatsioonides võib siiski ette tulla ka karjäärispetsialisti kaasamist – nt kui osalejat valdab äkiline tugev koduigatsus või kui ta ei oska oma probleemidele lahendusi otsides kellegi teise poole pöörduda. Sellisel juhul tuleb karjäärispetsialistil suhelda eri spetsialistidega kodu- ja välismaal; seda nii probleemi põhjuste väljaselgitamiseks kui ka kokkuleppimiseks edasise tegevuse osas.

Eri juhtumite lahendamiseks tuleb koostööd teha nii mentori, tuutori kui monitoorijaga. Need ametinimetused võivad riigiti erineda, seepärast on siin kirjeldatud nimetuste taga peituvad ülesanded.
 

Mentor

Mentor vastutab õpirändaja eest tema töö- või praktikakohal või õppeasutuses välismaal. Mentori ülesanne on toetada osaleja lõimumist töö- või õppekeskkonnas ja aidata sellega seotud praktiliste küsimuste lahendamisel.

Tihti kasutatakse tuutori mõistet samas tähenduses, kuid käesoleva materjali kontekstis eristatakse mentorit ja tuutorit. Tuutor on inimene, kellel lasub kogu vastutus õppeprotsessi eest. Tavaliselt on selleks inimene lähetavast organisatsioonist kodumaal.

Õppeasutuses võib mentoriks olla karjäärispetsialist või karjäärispetsialisti ülesandeid täitev isik. Sellisel juhul on tegemist pedagoogilise hariduse saanud inimesega, kellel on reeglina välismaalasest õpilaste/tudengitega töötamise kogemus.

Töökohal võib aga mentoriks saada inimene, kellel puudub pedagoogiline taust ja välismaalasest praktikantidega töötamise kogemus. Sellegipoolest on oluline, et töökohal määrataks kontaktisik/mentor, kes jälgib ja toetab praktikanti. Samuti tuleks hilisemate segaduste vältimiseks mentori ülesanded vastuvõtva asutusega eelnevalt läbi arutada.
 

Tuutor

Tuutor vastutab õppeprotsessi eest välismaal. Tavaliselt on tuutor ka koos osalejaga välja töötanud õppeplaani. Mõne vahetusprogrammi raames välismaale minnes töötatakse õppeplaan välja koos õpetajaga oma kodukoolist. Teatud juhtudel võib selleks olla ka karjäärispetsialist, näiteks kui õpirändaja läheb välismaale omal initsiatiivil ja väljaspool haridusasutuste programme. Tuutor võib õpirändajaga suhelda nii e-posti, Skype või mõne muu vahendi kaudu. Samuti võib tuutor pidada protsessi jäädvustamiseks päevikut või nn reflekteerivat päevaraamatut.
 

Monitoorija

Monitoorija toetab õpirändajat praktilistes küsimustes: kindlustus, arstiabi, eluase, transport jms. Monitoorija toetab õpirändajat kogu välismaal viibimise perioodil (ehk siis mitte ainult selles osas, mis toimub töökohal või õppeasutuses). Nii võib monitoorija anda nõu ja pakkuda abi juhul, kui peaks tekkima probleeme, mida osaleja omal jõul lahendada ei suuda. Monitoorija ülesanded kattuvad tihti mentori ülesannetega, eriti kahe õppeasutuse vaheliste kokkulepete puhul. Muudel juhtudel on tegemist praktikakohta või koolis õppimise võimalust vahendava organisatsiooni esindajaga. Tihti on monitoorija seotud ka vastava õppeasutuse karjäärispetsialistidega, kes pakuvad abi kriisisituatsioonides ja pööravad nende ennetamiseks tähelepanu välismaal viibimise praktilistele ja sotsiaalsetele külgedele.