Auditeerimine tunnustatud juhtimistehnikana on juurdunud paljudes organisatsioonides – traditsioonilise finantsauditi kõrval on üha enam kasutamist leidnud keskkonna audit ja juriidiline audit, tuntud on siseaudit, sertifitseerimisaudit, tulemusaudit ja muud auditite liigid.
 


Aira Lepik, Tallinna Ülikool


Keskkonnaauditi puhul hinnatakse näiteks ettevõtte tegevuse ja selle juhtimise vastavust keskkonnakaitse nõuetele, parimale keskkonnapraktikale ja säästva arengu põhiseisukohtadele. Seega on asjakohane ja ootuspärane teadmistepõhises ühiskonnas käsitleda keskkonda organisatsiooni puhul ka infokeskkonnana ja sel juhul võiks organisatsiooni väljakutseks olla ka infoaudit.

Organisatsiooni infokeskkond

Infokeskkonda analüüsides on oluline silmas pidada selle keskkonna kahte poolt – nii infojuhtimist organisatsiooni sisekeskkonnas (infovajaduse tunnetamisest info kasutamiseni) kui ka võimet organisatsiooni väliskeskkonnast ära tunda relevantset informatsiooni ja seda organisatsiooni nö sisse tuua. Organisatsiooni edukus oma eesmärkide saavutamisel sõltub sellest, kuidas ta suudab ümbritsevas (info)keskkonnas toimuvaid muutusi jälgida, saadud infot olemasolevaga sidustada ning kasutada otsuste vastuvõtmisel, probleemide lahendamisel või tegevuste mõtestamisel.

Mis on infoaudit?

Infoauditi käigus selgitatakse välja organisatsiooni sise- ja väliskeskkonna inforessursid ning nende kasutamine organisatsiooni strateegilisi eesmärke järgides. Infoaudit on seega infokasutuse, -ressursside ja –voogude süstemaatiline hindamine lähtuvalt nende tähtsusest organisatsiooni eesmärkide saavutamisele.

Organisatsiooni infokeskkonna hindamise eesmärgiks on määrata, millist infot ja kus vajatakse nii organisatsiooni, allüksuse kui töökoha tasandil. Lähtuda tuleks nii infole juurdepääsust kui ka selle kasutamisest, et jõuda kogemuskoosluste ja infovõrgustike analüüsini.

Kuidas infoauditit läbi viia?

Infoauditi kavandamisel ja läbiviimisel on otstarbekas silmas pidada selles protsessis seitset sammu:
1. Selge arusaamise kujundamine organisatsioonist, st infoauditi oodatava tulemuse reaalne kasutamisvõimalus organisatsiooni strateegiliste eesmärkide saavutamisel;
2. Edutegurite määratlemine, mis aitaksid kaasa organisatsiooni strateegiliste eesmärkide realiseerimise tulemuslikkusele uuenenud infokeskkonnas, informatsiooni määratlemine organisatsiooni kriitilise edutegurina;
3. Infoauditi planeerimine, mis sisaldab selle ulatuse ja lähenemistee määratlemise, vajalike ressursside välja selgitamise ja auditeerimise läbiviimise meeskonna valimine;
4. Andmete kogumine – vahendid ja võtted, et andmete kogumise meetodid tagaksid kogutud teabe relevantsuse;
5. Andmete analüüs ja süntees suundumuste ja rõhuasetuste välja selgitamiseks tõenduspõhisteks järeldusteks;
6. Soovituste ja praktilise tegevuskava välja töötamine infoauditi tulemuste juurutamiseks organisatsiooni infokeskkonna parendamisel;
7. Auditi tulemuste tutvustamine asjaomastele sihtrühmadele nii organisatsiooni sise- kui ka väliskeskkonnas.

Infoauditi teoreetilis-metodoloogiliste käsitluste autorid – H. Botha, J. Boon, S. Buchanan, F. Gibb, S. Henczel, G. Robertson jt – rõhutavad kasutusesolevate inforessursside ja –voogude vastavuse analüüsi vajadust infoauditi käigus selle suhestamisega informatsiooni strateegilisse rolli organisatsiooni tulemuslikkusesse.

Mida infoaudit annab?

Läbiviidud infoaudit arendab organisatsioonis arusaamist nii sellest, kus ja kuidas on informatsiooni loodud kui ka informatsiooni dubleerimisest, lünkadest infovoogudes ja informatsiooni kvaliteedist, mõjust ja väärtusest organisatsiooni strateegiliste eesmärkide saavutamisel. Infoaudit võimaldab tõhustada organisatsiooni töökorraldust, toetab vajaliku informatsiooni ja andmete olemasolu ja säilimist. Infoaudit võib omakorda olla aluseks organisatsiooni teadmusjuhtimise strateegia kujundamisele.

Lisalugemist:

Henczel, S. The Information Audit As A First Step Towards Effective Knowledge Management: An Opportunity For The Special Librarian Inspel 34(2000)3/4, pp. 210-226

Botha, H., Boon, J. The Information Audit: Principles and Guidelines. Libri, 2003, vol. 53, pp. 23–38

Betty Jo Hibberd, Achieving Information Service Excellence. Information Outlook, 2007.