Tänapäeva infoühiskonnas veedame palju aega koosolekutel, seminaridel, töötubades ja konverentsidel. Korraldamaks üritusi, milles osalemine ei kujuneks lihtsalt aja ja ressursside raiskamiseks, on oluline teadlik ja eesmärgile suunatud tegevus nii ürituse planeerimis- kui ka korraldusetapis.

Ürituste organiseerimisel vajalikud tegevused võib jaotada klassikalisi projektijuhtimise reegleid järgides. Korraldajate ülesandeks on tegeleda nii sisulise poolega (nt programmi ettevalmistamine ja materjalide koostamine, töö esinejate ja/või tõlkidega) kui ka vormilise küljega (nt teavituse, arvelduse, tehnilise ettevalmistuse korraldamine). Ürituse õnnestumise võti seisneb oskuslikus projektijuhtimises ja õnnestunud partnerite valikus. Kokkuvõttes sõltub ürituste lõpptulemus igast korraldajast endast.

Ürituse korraldamise juhtnöörid (pdf) annavad ülevaate ürituse planeerimis- ja korraldusetappidest. Planeerimisetapis esitatavatele küsimustele tuleb vastused leida nii tavakoosolekut kui ka rahvusvahelist konverentsi korraldades. Ürituse elluviimisetapi kirjeldus põhineb suurürituse korraldamisel – vastavalt korraldatava ürituse mastaabile saab lugeja teha valiku enda ürituse õnnestumiseks olulistest tegevustest/ ülesannetest.

Materjali näol ei ole tegemist ürituste korraldamiseks valmis lahendusi sisaldava käsiraamatuga – juhtnöörid on pigem sisukas abimees karjäärispetsialistile, kes vajab nõu ja kindlustunnet ürituste sujuvaks ning edukaks korraldamiseks. Pakutud tehnikaid ja meetodeid saab vastavalt vajadusele varieerida, kasutades neid erinevates situatsioonides alates iganädalastest koosolekutest kontoris kuni suurte rahvusvaheliste konverentsideni (s.h karjääripäev, õppekäik ettevõttesse, infoloeng, koosolek jms). Pöörates aga tähelepanu teatud punktidele korraldustegevuse eri etappides ning aktiviseerides osalejaid eri meetodeid kasutades, on suurem tõenäosus eduka ürituse korraldamise õnnestumiseks.


Järgnevalt on võimalik leida 3 näidiskava: